Kursus længde Kurset er på 1 dag(e)

Pris 2.950 ex moms

Planlagte datoer 9 datoer, se skema til højre

Kursusmål
Vil du gerne udnytte, prioritere og planlægge din tid mere effektivt? Outlook har mange smarte funktioner, der kan give dig et fantastisk overblik og højere effektivitet ved at strukturere og organisere din tid og opgaver.

Du får teoretisk viden, men kurset er i høj grad baseret på, at du lærer praktisk anvendelse af værktøjerne til din fordel.

Deltagere
Kurset er til dig, som ønsker at få overblik, struktur og højere effektivitet med Outlook.
Forudsætningen for at deltage på kurset, er at du har viden om Outlook 2010 svarende til Outlook 2010 grundlæggende kursus.

Kursusmateriale
Kurset er baseret på en vekslen mellem teori og praktiske øvelser.

Du vil få udleveret et kursusmateriale, der understøtter kurset, men som også vil kunne anvendes som opslagsværk efter kurset.

Kursusmaterialet er udviklet af 4D Konsulenterne A/S specielt til dette kursus.

Planlægning og målsætning
Som start på kurset vil du blive introduceret til lidt teori, bestående af en række praktiske måder, at håndtere din arbejdstid på. Det omfatter primært tid til planlægning af arbejdsopgaver og tid til at sætte dine opgaver i system.

• Ét system, ét overblik
• Hvorfor bør jeg planlægge min tid?
• Teori omkring prioritering og planlægning

Tidsstyring af møder og aftaler
Med fokus på arbejdsopgaver, aftaler og møder vil du lære at arbejde med bookinger i din kalender. Du vil lære det nyttige omkring brugen af andres kalendere og kalendergrupper.

• Oprettelse af aftaler
• Mødeindkaldelser
• Svar på mødeindkaldelser
• Re-arrangere møder
• Gruppekalender

Prioritering af arbejdsopgaver
Du vil igen blive introduceret til teori vedr. oprettelse og prioritering af dine arbejdsopgaver. Ikke alle opgaver er lige vigtige, og ikke alle opgaver haster lige meget! Det mere tekniske omkring anvendelsen af Opgaver bliver naturligvis gennemgået, så du kender til alle afskygninger af denne funktionalitet. Opgaver skulle gerne fremover blive et af dine vigtigste arbejdsredskaber.

• Brug af opgaver
• Oprettelse af opgaver
• Dagens vigtigste opgave
• Ugens vigtigste opgave
• Månedens vigtigste opgave
• Haster / Vigtig matrixen
• Outlook i dag

Opfølgning på mails, aftaler og opgaver
Til effektiv styring af dine mails, aftaler og opgaver er brugen af flag og kategorier de to vigtigste værktøjer. Det er bl.a. her, du lærer at kunne administrere og synliggøre f.eks. dine postbakke med stort indhold vha. forskellige smarte visninger.

• Indstilling og brug af flag
• Opfølgning på emner
• Anvendelse af kategorier

Løbende håndtering af mails
Her gennemgås vigtigheden af, at du tager action på indkomne mails – hvad skal du foretage dig!? Skal de slettes, eller skal der oprettes opgaver herfra? Ikke at du skal tage action med det samme, men på bestemte tidspunkter af dagen, så det ikke forstyrrer nuværende opgaver. Du lærer yderligere at arbejde smart med mapper og anvendelse af regler.

• Håndtér mail straks (Tag action: Svar, Prioriter, Kategoriser, Uddeleger, Slet)
• Brug af mapper
• Regler, oprettelse og anvendelse

Styring af kontakter
Det er vigtigt, at dine kontaktpersoner bliver et stort aktiv i din hverdag. Her vises, hvordan du kan arbejde fornuftigt med dine kontakter, samt anvende indholdet af de forskellige kontaktfelter og kontaktvisninger.

• Oprettelse af kontakter
• Kategorisering
• Brevfletning

Oprydning i postbakken
Til håndtering af f.eks. større mængder mails kan det være på sin plads at få ryddet op en gang imellem. Her kigger vi på begrebet Arkivering, som kan foregå manuelt eller automatisk.

• Manuel oprydning
• Automatisk oprydning

Kraftfuld søgning
I større mængder af mails, kontakter eller opgaver vil det ofte være en stor fordel at foretage en søgning fremfor at lede manuelt. Så i stedet for at du tænker, at dette må jeg ”lede” efter, så bør du tænke, at det kan jeg ”søge” efter! Her findes primært de tre nedenstående søgemetoder, som har hver deres styrke.

• Fritekstsøgning
• Søgeværktøjer
• Søgemapper