Hvad er datavalidering i Excel?

Datavalidering i Excel er en funktion, der hjælper dig med at styre og kontrollere, hvilke data brugere kan indtaste i en celle. Det sikrer datakvalitet, mindsker fejlindtastninger og skaber struktur i dine regneark.

Med datavalidering kan du fx begrænse input til tal, datoer, tekstlængder eller værdier fra en liste - og endda oprette egne regler med formler. Det gør funktionen ideel til alt fra skabeloner og formularer til større datasæt og analyser.

Hvorfor bruge datavalidering?

Datavalidering er især nyttig, når du:

  • Opretter skabeloner, der skal bruges af andre

  • Arbejder med store datamængder og ønsker konsistens

  • Skal indsamle data til analyser uden fejlindtastninger

  • Bruger Excel som formular eller indtastningsark

Eksempler på brug af datavalidering

  • Kun tillade tal mellem 1 og 100

  • Begrænse input til en dropdown-liste med værdier (f.eks. "Godkendt", "Afvist", "Afventer")

  • Kræve, at en dato ligger inden for en bestemt periode

  • Forhindre dubletter i et kolonnenavn

  • Automatisk give en advarsel, hvis en regel brydes

🛠️ Sådan bruger du datavalidering i Excel - trin for trin

1. Marker det område, hvor du vil tilføje datavalidering

Klik og marker én eller flere celler, hvor input skal kontrolleres.

2. Gå til fanen Data → klik på Datavalidering

Du finder knappen under gruppen Dataværktøjer.

3. Vælg dine indstillinger i dialogboksen

Under fanen Indstillinger kan du vælge, hvilken type validering der skal anvendes:

📋 Almindelige muligheder:

Type Beskrivelse
Heltal Begræns til fx 1-10
Decimaltal Tillad fx kun tal med decimaler mellem 0 og 1
Liste Opret en dropdown med specifikke værdier
Dato Tillad kun datoer i et bestemt interval
Tid Begræns input til bestemte tidspunkter
Tekstlængde Fx max 10 tegn
Brugerdefineret Brug egne formler som =ER.TAL(A1)

4. Tilføj besked og advarsler (valgfrit)

Inputmeddelelse

Fortæl brugeren, hvad der skal indtastes. Fx: "Indtast kun datoer mellem 01-01-2024 og 31-12-2025."

Fejlmeddelelse

Vis en advarsel, hvis brugeren forsøger at indtaste ugyldige data. Vælg mellem Stop, Advarsel eller Oplysning.

Brug af lister (Dropdown) i datavalidering

  1. Skriv dine listeværdier i et område (fx A1:A3)

  2. Gå til datavalidering og vælg Liste

  3. I feltet "Kilde", skriv =A1:A3 eller skriv direkte: "Godkendt,Afvist,Afventer"

  4. Nu vises en dropdown-pil i cellerne

Avanceret: Brug datavalidering med formler

Du kan bruge formler til at definere mere komplekse regler. Eksempler:

  • Undgå dubletter: =ANTAL.HVIS($A$1:$A$100;A1)=1

  • Tillad kun tal, der er delelige med 5: =REST(A1;5)=0

  • Tillad kun tekst med præfix “DK-“: =VENSTRE(A1;3)="DK-"

Sådan fjerner du datavalidering

  1. Marker cellerne

  2. Gå til Data → Datavalidering

  3. Klik på Ryd alle og tryk OK

Begrænsninger ved datavalidering i Excel

  • Virker ikke i beskyttede regneark med låste celler uden korrekt opsætning

  • Brugere kan omgå regler ved at indsætte værdier via kopiér/sæt ind

  • Fungerer kun på celle-niveau (ikke på hele rækker automatisk)

💡 Tips

  • Kombinér datavalidering med betinget formatering for visuel feedback

  • Brug navngivne områder til lister for mere fleksibilitet

  • Test dine regler med forskellige input, før du deler arket med andre

Konklusion

Datavalidering i Excel er et kraftfuldt værktøj til at sikre korrekte data og undgå fejl. Uanset om du arbejder med simple indtastningsskemaer eller komplekse rapporteringsmodeller, kan valideringsregler forbedre både struktur, brugervenlighed og datakvalitet. Med denne guide er du godt klædt på til at begynde at bruge datavalidering effektivt i dine egne Excel-ark.

Ønsker du at lære mere?

Hvis du vil lære at udnytte datavalidering i Excel og andre funktioner til at arbejde hurtigere, mere præcist og professionelt, så er et Excel kursus den bedste vej frem.
Hos 4D Academy tilbyder vi Excel kurser, hvor du lærer at bygge effektive regneark, oprette dynamiske lister og sikre datakvalitet i dine projekter.