Hvad er SharePoint?
Microsoft SharePoint er en platform, som organisationer kan bruge til at gemme, organisere, dele og finde information og dokumenter.
SharePoint er en del af Microsoft 365 universet og anvendes i mange virksomheder som fundament for blandt andet intranet, dokumenthåndtering og interne samarbejdsområder.
I stedet for at have dokumenter og vigtig information spredt på lokale drev, i mails og forskellige mapper kan virksomheden samle og strukturere indhold i SharePoint.
Det gør det lettere for medarbejderne at finde den rigtige information og samarbejde om dokumenter.
Hvad bruges SharePoint til?
SharePoint kan bruges på mange forskellige måder, og løsningen afhænger derfor ofte af virksomhedens behov.
Nogle af de mest almindelige anvendelser er:
Dokumenthåndtering
Intranet
Vidensdeling
Samarbejde mellem medarbejdere og teams
Interne nyheder og kommunikation
Lister og strukturerede data
Styring af adgang og rettigheder
Samarbejde med eksterne brugere
En organisation kan eksempelvis oprette et SharePoint-site til en afdeling eller et projekt og samle relevante dokumenter, informationer og ressourcer ét sted.
SharePoint til dokumenthåndtering
Dokumenthåndtering er et af de områder, hvor SharePoint ofte kommer til sin ret.
Dokumenter kan placeres i dokumentbiblioteker, hvor virksomheden kan organisere og administrere filer på en mere struktureret måde.
I stedet for udelukkende at organisere dokumenterne gennem en traditionel mappestruktur kan man blandt andet anvende metadata til at beskrive og kategorisere indholdet.
SharePoint giver samtidig mulighed for funktioner som versionshistorik og adgangsstyring.
Det kan være en stor fordel i organisationer, hvor mange medarbejdere arbejder med de samme dokumenter.
SharePoint som intranet
SharePoint kan også bruges til at bygge virksomhedens intranet.
Et SharePoint intranet kan fungere som medarbejdernes centrale indgang til virksomhedens information.
Her kan man eksempelvis samle:
Nyheder
Interne meddelelser
Politikker og procedurer
Personalemateriale
Links til systemer
Dokumenter og skabeloner
Information fra forskellige afdelinger
Et godt intranet handler dog ikke kun om teknologi. Informationen skal struktureres på en måde, så medarbejderne hurtigt kan finde det, de leder efter.
Derfor er informationsarkitektur, navigation og governance vigtige elementer, når en virksomhed arbejder med SharePoint.
Hvad er SharePoint Online?
SharePoint Online er den cloudbaserede version af SharePoint, som indgår i Microsoft 365.
Her ligger SharePoint miljøet i Microsofts cloud frem for på virksomhedens egne servere.
For mange organisationer er SharePoint Online en central del af Microsoft 365, fordi platformen arbejder tæt sammen med andre Microsoft værktøjer.
Det gælder især Microsoft Teams og OneDrive.
Hvad er forskellen på SharePoint, Teams og OneDrive?
SharePoint, Teams og OneDrive hænger tæt sammen, og derfor kan det være svært at forstå forskellen i starten.
En enkel måde at betragte dem på er:
OneDrive: Bruges primært til den enkelte brugers filer og personlige arbejdsdokumenter.
Teams: Giver medarbejderne en brugerflade til kommunikation og samarbejde omkring blandt andet teams, kanaler, møder og filer.
SharePoint: Fungerer som platform for organisationens fælles indhold, dokumentbiblioteker, sites og informationsstruktur.
Når du arbejder med filer i Microsoft Teams, spiller SharePoint derfor ofte en vigtig rolle bagved.
Lær at arbejde med SharePoint
SharePoint giver mange muligheder for dokumenthåndtering, intranet, vidensdeling og samarbejde. For at få mest muligt ud af platformen er det vigtigt at have den rette viden om funktioner, struktur og administration.
Hos 4D Academy tilbyder vi SharePoint kursus til dig, der ønsker at blive bedre til at arbejde med SharePoint og få praktisk viden, som du kan bruge i dit daglige arbejde.
Har din virksomhed brug for hjælp til selve løsningen, kan vores SharePoint konsulenter hjælpe med rådgivning, udvikling, implementering og optimering af SharePoint.
