Microsoft Teams ER et fantastisk redskab til kommunikation (chat, video, møder og mulighed for telefoni) men OGSÅ til deling af information. Teams supplerer det personlige drev (OneDrive for Business) med de mere organisatoriske informationer/Intranet (SharePoint), og giver derfor mange muligheder for at samarbejde og kommunikere med både interne som eksterne partnere.

Derudover vil der, helt sikkert, komme endnu flere, der vil anvende Microsoft Teams, når Skype For Business kommunikationen overtages.

Med projekter som SharePoint, er der oftest lagt en plan, der indeholder Governance elementer - måske endda en hel Governance plan - som indbefatter alle de sædvanlige HV- spørgsmål, samt en masse andet med hensyn til brugerflade, navigationsplaner, rettighedsstyring, brug af SharePoint Sites, metadata, planer for support/superbruger/brugeruddannelser og meget mere.

I bund og grund er der ikke så stor forskel på hvad SharePoint og Teams kan have af betydning for virksomheden – det er organisatoriske værktøjer til vidensdeling! Men da Teams tilsyneladende er så let at arbejde med, og en nem måde at dele viden med eksterne partnere, er der mange virksomheder som reelt blot slipper brugerne løs i Teams.

Jeg ser MANGE risici og udfordringer at gøre dette uden planlægning og governance. Et par af disse er:

  • Navngivning af teams – der er, som standard, ikke noget der forhindrer at der oprettes flere Teams med samme navn
  • Alle offentlige Teams kan ses af alle medarbejdere i virksomheden - selv om det kun er en begrænset gruppe der kan se indholdet
  • Mange Teams ejes af den person som har oprettet dem - jeg mener der altid bør være mindst 2 personer som har ejerskabet af hvert Team
  • Hvem har ansvaret for at eksterne medlemmer ikke får information de ikke bør have?
  • Hvem har ansvaret for at medlemmer ikke kommer til at overtræde GDPR?
  • Hvad er planen for Microsoft Teams LifeCycle (hvornår slettes, gemmes data inden sletning…..)?
  • Hvordan sørges der for at SharePoint sites slettes når Teams slettes?
  • Og listen fortsætter.

Der er også en del at holde styr på for brugerne! Som det er lige nu (det skulle blive bedre snart) kan der kun foretages basal filhåndtering i Microsoft Teams, - opret, rediger og slet dokumenter.

Skal der arbejdes med versioner, genoprettelse af slettede filer m.m., skal der navigeres til det SharePoint site, der er lavet til Teamet/Kanalen (alt efter om det er en standard eller en privat kanal).

Ydermere er der lidt ”udfordringer” med brugerfladen mellem Teams, SharePoint, Grupper og Planner, som gør at brugerne let og uforvarende navigerer fra Teams til SharePoint (for at arbejde med filer), og så (i forsøg på at komme tilbage til Teams) ved et logisk klik på Samtaler lander de i Grupper - der desværre er noget helt andet end Teams!

Jeg mener det er, endog meget optimistisk, at lade medarbejdere oprette og (forsøge at) styre Microsoft Teams på egen hånd – og ofte endda uden nogen form for uddannelse, ud over hvad medarbejderen selv opsøger/finder. Jeg kan også konstateret at mange daglige brugere af Teams, ikke engang er klar over at der, indbygget i Microsoft Teams, findes en bred vifte af hjælp og læring.

Afslutning

Det er svært at komme i mål, hvis man ikke har målet defineret, så tænk goverance og udarbejd en plan. Hos 4D har vi stor erfaring om hvad, der skal til, for at få udarbejdet en god plan, så kom og gør brug af os! En workshop for Teamet kunne være et godt sted at starte.