Hvad er Outlook?
Microsoft Outlook er et af verdens mest populære mailprogrammer og en del af Microsoft 365-pakken. Programmet bruges af både virksomheder, offentlige institutioner og private til at sende og modtage e-mails, administrere kalendere, planlægge møder, håndtere kontakter og organisere daglige opgaver.
Outlook fungerer som en samlet platform til kommunikation og planlægning. I stedet for kun at være et program til e-mails giver Outlook dig mulighed for at holde styr på din arbejdsdag ved at samle din indbakke, kalender, opgaver og kontakter ét sted.
Hvad er den nye version af Outlook?
Outlook (ny) er Microsofts nyeste version af Outlook til Windows. Den har et moderne design, forbedret ydeevne og flere smarte funktioner, som gør det nemmere at administrere e-mails og kalender.
Hvad betyder "Planlæg afsendelse i Outlook"?
Planlæg afsendelse i Outlook er en funktion, der giver dig mulighed for at skrive en e-mail nu og vælge et senere tidspunkt, hvor den automatisk skal sendes. I stedet for at sende mailen med det samme, gemmer Outlook den og sørger for, at den bliver afsendt på den dato og det klokkeslæt, du har valgt.
Funktionen er særligt nyttig, hvis du ønsker at sende en e-mail på et mere passende tidspunkt. Du kan for eksempel skrive dine mails om aftenen, men planlægge dem til at blive sendt næste morgen i arbejdstiden. Det giver en mere professionel kommunikation og kan øge sandsynligheden for, at modtageren ser og læser din mail.
Fordele ved at planlægge afsendelse
Funktionen Planlæg afsendelse i Outlook giver dig større fleksibilitet og kontrol over din e-mailkommunikation. Uanset om du bruger Outlook på arbejdet eller privat, kan planlagt afsendelse hjælpe dig med at sende e-mails på det mest optimale tidspunkt.
Nedenfor finder du nogle af de største fordele ved at planlægge afsendelse af e-mails i Outlook.
Send e-mails på det rette tidspunkt
Timing kan have stor betydning for, om en e-mail bliver åbnet og læst. Ved at planlægge afsendelsen kan du vælge et tidspunkt, hvor modtageren med størst sandsynlighed ser din besked. Det er især en fordel, hvis du sender vigtige beskeder til kunder, samarbejdspartnere eller kolleger.
Arbejd, når det passer dig
Mange foretrækker at besvare e-mails om aftenen eller tidligt om morgenen, hvor der er færre forstyrrelser. Med planlagt afsendelse kan du skrive dine e-mails, når du er mest produktiv, og lade Outlook sende dem automatisk i normal arbejdstid.
Fremstå mere professionel
Hvis du sender e-mails sent om aftenen eller i weekenden, kan det give indtryk af, at du forventer et hurtigt svar uden for arbejdstiden. Ved at planlægge afsendelsen til næste hverdag viser du hensyn til modtagerens arbejdstid og skaber en mere professionel kommunikation.
Tilpas forskellige tidszoner
Arbejder du med internationale kunder eller kolleger, kan planlagt afsendelse være en stor fordel. Du kan sende e-mails, så de modtages i modtagerens normale arbejdstid - også selvom du befinder dig i en anden tidszone.
Sådan planlægger du afsendelse af en mail i Outlook (ny)
Det er nemt at planlægge afsendelsen af en e-mail i Outlook (ny). Funktionen giver dig mulighed for at skrive en mail, når det passer dig, og vælge præcis, hvornår den skal sendes til modtageren.
Følg nedenstående trin for at planlægge afsendelse af en mail i Outlook.
Trin 1: Opret en ny e-mail
Åbn Outlook, og klik på ny mail øverst i venstre hjørne.
Indtast derefter:
Modtagerens e-mailadresse.
Emnet på e-mailen.
Din besked.
Hvis det er nødvendigt, kan du også vedhæfte filer, indsætte billeder eller formatere teksten, inden du planlægger afsendelsen.
Trin 2: Klik på pilen ved siden af "Send"
Når din e-mail er klar, skal du ikke klikke direkte på Send.
Klik i stedet på pilen ved siden af knappen Send. Der åbnes nu en menu med flere afsendelsesmuligheder.
Vælg herefter Planlæg afsendelse.
Trin 3: Vælg dato og tidspunkt
Outlook viser nu forskellige forslag til afsendelsestidspunkter. Hvis de foreslåede tidspunkter ikke passer, kan du vælge Brugerdefineret tidspunkt.
Vælg herefter:
Den ønskede dato.
Det ønskede klokkeslæt.
Når du har valgt tidspunktet, klikker du på Send.
Trin 4: Outlook gemmer din e-mail
Din e-mail bliver nu gemt som en planlagt besked og sendes automatisk på det valgte tidspunkt.
Hvor ligger den planlagte mail?
Når du planlægger afsendelsen af en e-mail i Outlook (ny), bliver den ikke sendt med det samme. I stedet gemmes den, indtil det valgte afsendelsestidspunkt er nået.
I de fleste tilfælde finder du den planlagte e-mail i mappen Kladder. Her kan du se alle de mails, der er oprettet, men endnu ikke sendt - herunder de mails, du har planlagt til senere afsendelse.
Kan man ændre en planlagt mail?
Ja. Så længe e-mailen endnu ikke er sendt, kan du frit redigere den.
Du kan blandt andet:
Ændre modtagere.
Redigere teksten.
Tilføje eller fjerne vedhæftede filer.
Ændre emnelinjen.
Vælge et nyt afsendelsestidspunkt.
Slette mailen, hvis den ikke længere skal sendes.
Når du har foretaget dine ændringer, skal du blot vælge Planlæg afsendelse igen og gemme det nye tidspunkt.
Vil du lære mere i Outlook?
Med planlæg afsendelse i Outlook kan du nemt sende e-mails på det tidspunkt, der passer bedst. Funktionen giver dig større fleksibilitet, hjælper med at strukturere din kommunikation og sikrer, at dine beskeder når frem på det rette tidspunkt.
Vil du have endnu mere ud af Outlook? På et Outlook kursus lærer du at arbejde smartere med e-mails, kalender, opgaver og andre funktioner, så du kan blive mere effektiv i hverdagen.
