Hvad er en vagtplan?
En vagtplan er en oversigt over, hvornår medarbejderne skal arbejde. Den gør det nemmere for både medarbejdere og den ansvarlige for planlægningen at se, hvem der er på arbejde på de forskellige dage.
En god vagtplan kan blandt andet give overblik over:
Hvilke medarbejdere der er på arbejde
Hvilke dage medarbejderne arbejder
Medarbejdernes arbejdstider
Bemandingen i løbet af ugen
For mindre virksomheder eller arbejdspladser med forholdsvis enkel vagtplanlægning kan Excel være en nem måde at samle informationerne ét sted.
Sådan bruger du vores vagtplan
1. Guide til udfyldning af vagtplanen
På side 2 i Excel arket finder du en guide, der viser, hvor du skal indtaste de forskellige oplysninger i vagtplanen. Du kan derfor altid bruge guiden som hjælp, når du udfylder skabelonen.
2. Vælg det rigtige ugenummer
Start med at ændre ugenummeret, så vagtplanen passer til den uge, du skal planlægge.
Det gør det nemt at holde forskellige ugers vagtplaner adskilt og giver medarbejderne en tydelig reference til den aktuelle arbejdsuge.
3. Tilpas datoerne
Herefter ændrer datoerne automatisk, så de passer til den valgte uge.
Hver dag har sit eget område i vagtplanen, så du hurtigt kan se bemandingen for den enkelte dag.
4. Tilføj medarbejderne
Tilføj dine medarbejdere i skabelonen. Herefter kan du nemt angive den enkelte medarbejders arbejdsdage og arbejdstider, så du får et klart overblik over, hvem der er på arbejde hvornår.
5. Indtast medarbejdernes arbejdstider
Ud for medarbejderen og dagen angiver du den planlagte arbejdstid.
Det kan eksempelvis være:
Maria: 08.00–16.00
Peter: 10.00–18.00
Sofie: 12.00–20.00
Dermed kan du ikke blot se, hvem der arbejder den pågældende dag, men også hvornår medarbejderne møder og har fri.
6. Gem vagtplanen til næste uge
Når vagtplanen er færdig, kan du gemme den og bruge den som udgangspunkt for kommende uger.
Du kan eksempelvis gemme en separat fil for hver uge eller lave kopier af vagtplanen og ændre ugenummer, datoer, medarbejdere og arbejdstider.
Download vagtplan i Excel
Vil du gøre det nemmere at planlægge medarbejdernes vagter? Download vores gratis vagtplan i Excel og få en enkel skabelon, der giver dig overblik over medarbejdere, arbejdsdage og arbejdstider.
Skabelonen kan tilpasses efter virksomhedens behov og bruges igen fra uge til uge.
Download vagtplan i Excel ved at udfylde boksen i højre side
Fordele ved at lave vagtplan
Excel er et fleksibelt værktøj, fordi vagtplanen nemt kan ændres, når der sker ændringer i bemandingen.
En Excel vagtplan kan især være praktisk, hvis virksomheden har en forholdsvis enkel vagtplanlægning og ikke har behov for et dedikeret vagtplansystem.
Du får blandt andet:
En samlet oversigt over ugens vagter
Mulighed for selv at ændre medarbejdere og arbejdstider
Et enkelt overblik over den daglige bemanding
En vagtplan, der kan genbruges fra uge til uge
Mulighed for at gemme og dele planen digitalt
Hvem kan bruge en vagtplan?
Skabelonen kan bruges af virksomheder, hvor medarbejdernes arbejdstider skal fordeles på forskellige dage og tidspunkter.
Det kan eksempelvis være butikker, restauranter, caféer, lager- og produktionsvirksomheder samt andre arbejdspladser med skiftende arbejdstider.
Skabelonen kan også være relevant for mindre virksomheder, der ønsker at komme hurtigt i gang med vagtplanlægning, uden først at skulle implementere et særskilt system.
Vil du blive bedre i Excel?
Vil du have endnu mere ud af Excel og blive bedre til at arbejde effektivt med regneark, funktioner og data? På vores Excel kursus lærer du at bruge Excel i praksis og får værktøjer, der kan gøre dit daglige arbejde både nemmere og mere effektivt.
