Effektiv organisering med Outlook kursus

Det lærer du

Vi har lavet dette Outlook kursus til dig, der vil udnytte, prioritere og planlægge din tid mere effektivt. Outlook har mange smarte funktioner til at strukturere og organisere tid og opgaver. Når du bruger disse korrekt kan du opnå et fantastisk overblik og en højere effektivitet i hverdagen.

Efter kurset kan du blandt andet:

  • Styre det meste vedr. din og andres kalendere ved at anvende deling og kalendergrupper
  • Bedre kunne planlægge din tid - da alle opgaver ikke haster lige meget. Vi kigger på lidt teori omkring dette og ikke mindst hvordan du anvender opgave-delen i praksis til at definere kortere-, eller længerevarende opgaver og hvordan du kan tildele/dele dine opgaver med andre
  • Følge op på mails, aftaler og opgaver ved at anvende flag og kategorier. Metoden til ikke at glemme en deadline og organisere dit indhold struktureret
  • Tage action på mails så snart de havner i din indbakke. Skal den slettes? arkiveres? returneres? - eller skal der oprettes en opgave på baggrund af den modtagne mail?
  • Anvende avanceret søgning ved at bruge fritekstsøgning kombineret med søgekriterier. Gemme disse søgninger i søgemapper, der altid er opdaterede og kun ét klik væk
I afsnittet ”Kursusindhold” længere nede på denne side, kan du læse alt om, hvad du vil få gennemgået på dette kursus i Outlook.

Det får du

Før kurset
  • Mulighed for at tale med en instruktør, der kan hjælpe dig med at finde det helt rigtige kursus.
På kurset
  • Undervisning af Danmarks mest erfarne instruktørteam i hyggelige og fuldt opdaterede kursuslokaler i centrum af København.
  • Et kursus bestående af en vekslen mellem teori og praktiske øvelser. Vi ved, hvor vigtigt det er, at du får tid til at arbejde med opgaverne i praksis, og derfor har vi altid fokus på hands-on i undervisningen.
  • Et kursusmateriale, som du efterfølgende kan bruge som opslagsværk samt et opgavesæt, der understøtter kurset.
  • Fuld forplejning, som inkluderer morgenmad, friskbrygget kaffe, te, frugt, sodavand, frokost på en italiensk restaurant på Gråbrødretorv, kage, slik, og naturligvis Wi-Fi til dine devices.
  • Et kursuscertifikat med bevis på dine nye kvalifikationer.
Efter kurset
  • Adgang til vores gratis hotline, som betyder, at du op til et år efter kurset kan ringe eller skrive til os, hvis du har spørgsmål til de emner, der er blevet gennemgået på kurset.
  • Vores unikke tilfredshedsgaranti, som er din tryghed for at få fuldt udbytte af dit kursus.

Få det optimale ud af kurset

Dette Outlook kursus indgår som en del af vores samlede udbud af Office kurser og er lavet til dig, som ønsker at få overblik, struktur og højere effektivitet med Outlook.

Da kurset bygger videre på vores Outlook grundlæggende kursus , så anbefaler vi[, at du har deltaget på dette eller har en tilsvarende viden.

Derudover skal du bare møde op, frisk og fuld af spørgelyst, og så lover vi dig en rigtig god kursusoplevelse.

Kursusindhold

Planlægning og målsætning

Som start på kurset vil du blive introduceret for lidt teori bestående af en række praktiske måder at håndtere din arbejdstid på. Det omfatter primært tid til planlægning af arbejdsopgaver og tid til at sætte dine opgaver i system.

  • Ét system - ét overblik
  • Hvorfor bør jeg planlægge min tid?
  • Teori omkring prioritering og planlægning
Tidsstyring af møder og aftaler

Med fokus på arbejdsopgaver, aftaler og møder vil du lære at arbejde med bookinger i din kalender. Du vil lære det nyttige omkring brugen af andres kalendere og kalendergrupper.

  • Oprettelse af aftaler
  • Mødeindkaldelser
  • Svar på mødeindkaldelser
  • Rearrangere møder
  • Gruppekalender
Prioritering af arbejdsopgaver

Her får du lidt teori omkring oprettelse og prioritering af dine arbejdsopgaver. Ikke alle opgaver er lige vigtige, og ikke alle opgaver haster lige meget! Det mere tekniske omkring anvendelsen af Opgaver bliver naturligvis gennemgået, så du kender til alle afskygninger af denne funktionalitet. Opgaver skulle gerne fremover blive et af dine vigtigste arbejdsredskaber.

  • Brug af opgaver - oprettelse af opgaver
  • Dagens vigtigste opgave - ugens vigtigste opgave - månedens vigtigste opgave
  • Haster/ Vigtig matrixen
  • Outlook i dag
Opfølgning på mails, aftaler og opgaver

De to vigtigste værktøjer til effektiv styring af dine mails, aftaler og opgaver er brugen af flag og kategorier. Det er bl.a. her, du lærer at kunne administrere og synliggøre f.eks. dine mails med stort indhold ved at bruge forskellige smarte visninger.
  • Indstilling og brug af flag - opfølgning på emner
  • Anvendelse af kategorier
Løbende håndtering af mails

Her gennemgås vigtigheden af, at du tager action på indkomne mails – hvad skal du foretage dig!? Skal de slettes, eller skal der oprettes opgaver ud fra en mail? Ikke at du skal tage action med det samme, men på bestemte tidspunkter af dagen så det ikke forstyrrer nuværende opgaver. Du lærer desuden at arbejde smart med mapper og hvordan du anvender regler.

  • Håndtér mail straks (Tag action: Svar, prioriter, kategoriser, uddeleger, slet)
  • Brug af mapper
  • Regler - oprettelse og anvendelse
Styring af kontakter

Det er vigtigt, at dine kontaktpersoner bliver et stort aktiv i din hverdag. Her vises, hvordan du kan arbejde fornuftigt med dine kontakter samt anvende indholdet af de forskellige kontaktfelter og kontaktvisninger.

Oprettelse af kontakter
Kategorisering
Brevfletning
Oprydning i indbakken

Til håndtering af fx større mængder mails kan det være på sin plads at få ryddet op en gang imellem. Her kigger vi på begrebet arkivering, som kan foregå manuelt eller automatisk.

  • Manuel oprydning - automatisk oprydning
Kraftfuld søgning

I større mængder af mails, kontakter eller opgaver vil det ofte være en stor fordel at kunne foretage en søgning fremfor at lede manuelt. Så i stedet for at du tænker, at dette må jeg ”lede” efter, så bør du tænke, at det kan jeg ”søge” efter! Her fokuserer vi primært på de tre nedenstående søgemetoder, som har hver deres styrke.

  • Fritekstsøgning
  • Søgeværktøjer
  • Søgemapper

Kontaktoplysninger

Adresse
Amagertorv 21
1160 København K