🔍 Hvad er datavalidering i Excel?

Datavalidering i Excel er en funktion, der giver dig mulighed for at kontrollere, hvilke data brugere kan indtaste i en celle. Det sikrer datakvalitet, minimerer fejl og forbedrer overblikket i store regneark. Du kan fx begrænse input til tal, datoer, bestemte værdier fra en liste eller oprette egne brugerdefinerede regler.

🎯 Hvorfor bruge datavalidering?

Datavalidering er især nyttig, når du:

  • Opretter skabeloner, der skal bruges af andre

  • Arbejder med store datamængder og ønsker konsistens

  • Skal indsamle data til analyser uden fejlindtastninger

  • Bruger Excel som formular eller indtastningsark

✅ Eksempler på brug af datavalidering

  • Kun tillade tal mellem 1 og 100

  • Begrænse input til en dropdown-liste med værdier (f.eks. "Godkendt", "Afvist", "Afventer")

  • Kræve, at en dato ligger inden for en bestemt periode

  • Forhindre dubletter i et kolonnenavn

  • Automatisk give en advarsel, hvis en regel brydes

🛠️ Sådan bruger du datavalidering i Excel – trin for trin

1. Marker det område, hvor du vil tilføje datavalidering

Klik og marker én eller flere celler, hvor input skal kontrolleres.

2. Gå til fanen Data → klik på Datavalidering

Du finder knappen under gruppen Dataværktøjer.

3. Vælg dine indstillinger i dialogboksen

Under fanen Indstillinger kan du vælge, hvilken type validering der skal anvendes:

📋 Almindelige muligheder:

Type Beskrivelse
Heltal Begræns til fx 1-10
Decimaltal Tillad fx kun tal med decimaler mellem 0 og 1
Liste Opret en dropdown med specifikke værdier
Dato Tillad kun datoer i et bestemt interval
Tid Begræns input til bestemte tidspunkter
Tekstlængde Fx max 10 tegn
Brugerdefineret Brug egne formler som =ER.TAL(A1)

4. Tilføj besked og advarsler (valgfrit)

Inputmeddelelse

Fortæl brugeren, hvad der skal indtastes. Fx: "Indtast kun datoer mellem 01-01-2024 og 31-12-2025."

Fejlmeddelelse

Vis en advarsel, hvis brugeren forsøger at indtaste ugyldige data. Vælg mellem Stop, Advarsel eller Oplysning.

📦 Brug af lister (Dropdown) i datavalidering

  1. Skriv dine listeværdier i et område (fx A1:A3)

  2. Gå til datavalidering og vælg Liste

  3. I feltet "Kilde", skriv =A1:A3 eller skriv direkte: "Godkendt,Afvist,Afventer"

  4. Nu vises en dropdown-pil i cellerne

⚙️ Avanceret: Brug datavalidering med formler

Du kan bruge formler til at definere mere komplekse regler. Eksempler:

  • Undgå dubletter: =ANTAL.HVIS($A$1:$A$100;A1)=1

  • Tillad kun tal, der er delelige med 5: =REST(A1;5)=0

  • Tillad kun tekst med præfix “DK-“: =VENSTRE(A1;3)="DK-"

🧽 Sådan fjerner du datavalidering

  1. Marker cellerne

  2. Gå til Data → Datavalidering

  3. Klik på Ryd alle og tryk OK

🚫 Begrænsninger ved datavalidering i Excel

  • Virker ikke i beskyttede regneark med låste celler uden korrekt opsætning

  • Brugere kan omgå regler ved at indsætte værdier via kopiér/sæt ind

  • Fungerer kun på celle-niveau (ikke på hele rækker automatisk)

💡 Tips og bedste praksis

  • Kombinér datavalidering med betinget formatering for visuel feedback

  • Brug navngivne områder til lister for mere fleksibilitet

  • Test dine regler med forskellige input, før du deler arket med andre

📚 Konklusion

Datavalidering i Excel er et kraftfuldt værktøj til at sikre korrekte data og undgå fejl. Uanset om du arbejder med simple indtastningsskemaer eller komplekse rapporteringsmodeller, kan valideringsregler forbedre både struktur, brugervenlighed og datakvalitet. Med denne guide er du godt klædt på til at begynde at bruge datavalidering effektivt i dine egne Excel-ark.

Ønsker du at lære mere om datavalidering og alle Excels funktioner, så kan du gøre dette på et Excel kursus.